IMPLEMENTASI EIS

Berikut ini merupakan langkah – langkah pengimplementasian EIS, yaitu :
1. Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien.
2. Membuat prototipe EIS, membuat design eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur dan prinsip, teknik atau tool tertentu.
3. Membuat dokumentasi pengembangan EIS untuk tiap tahap pengembangan
4. Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail,scheduler,dll). Sebelum membuat keputusan, eksekutif perlu berdiskusi dengan staff untuk meminta pendapat dari pihak – pihak yang dipengaruhi oleh keputusan yang akan di buat. Dengan demikian dapat juga dianalisis kemungkinan adanya alternatif keputusan. Setelah membuat keputusan, eksekutif perlu melakukan sosialisasi dan follow-up. Otomatisasi kantor mendukung untuk kedua hal tersebut di atas.

Komponen EIS

Komponen EIS terdiri dari :
1. Hardware,
- Komputer Client yang memadai
- Server yang memiliki storage yang mencukupi
2. Software,
- Server database menggunakan bahasa SQL (Structured Query Language)
- Menggunakan Visual Programming
- Graphical User Interface
- User Friendly

3. Komunikasi Data
Jaringan yang memadai diharapkan dapat menunjang proses pertukaran informasi secara sempurna.

KARAKTERISTIK EXECUTIVE SUPPORT SYSTEM

>> Teknologi Informasi

     EIS sangat berkaitan erat dengan pengelolaan dan perepresentasian informasi dengan menggunakan komputer. Dengan demikian EIS sangat erat kaitannya dengan Teknologi Informasi. Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh EIS adalah :

1.      Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.

2.      Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke layar yang di akses sebelumnya.

3.      Memiliki online-help.

4.      Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.

5.      Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

>> Data

     Format data yang disediakan oleh EIS juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang di butuhkan EIS :

1.      Data yang telah di rangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data,untuk membuat keputusan

2.      Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down,atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.      Integrasi data dari basis data yang berbeda – beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu,eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.      Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.      Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat di bandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.      Informasi yang di sampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang di tentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Data – data yang dibutuhkan EIS :

·         Data terintegritas dari berbagai database, student, finance, personel, dibutuhkan untuk menganalisa dari berbagai sudut pandang

·         Database on-line

·         Data lengkap yang berisi rangkuman data secara keseluruhan

·         Data Eksternal (Informasi Umum)

·         Record data sebelumnya

Maka kesimpulan atas karakteristik EIS adalah sebagai berikut :

1.      Disesuaikan dengan pihak Eksekutif

2.      Mudah digunakan

3.      Memiliki kemampuan drill down

4.      Mendukung kebutuhan data eksternal

5.      Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi

6.      Memiliki orientasi masa depan

Guna / Tujuan ESS

FAKTOR PENDUKUNG

1 Faktor – Faktor penentu keberhasilan penerapan EIS

Ø  Sponsor Eksekutif, yang berperan adalah Eksekutif tingkat puncak harus mampu mendorong penerapan EIS di Perusahaan.

Ø  Sponsor Operasi, jika sponsor eksekutif terlalu sibuk maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerjasama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan

Ø  Staff Jasa Informasi yang sesuai, harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.

Ø  Teknologi Informasi yang sesuai, penggunaan teknologi informasi harus benar – benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang

Ø  Manajemen data, tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang di hasilkan.

Ø   Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis.

Ø  Manajemen atas penolakan organisasi, jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan suatu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

Ø  Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem, jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama,karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas menganggap masalah tersebut tidak terkendali.

Struktur Organisasi

Konsep Dasar ESS

EIS (Executive Information System) adalah inti dari ESS (Executive Support System), ESS dapat dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :

·         Faktor Penentu keberhasilan

Adalah fakor yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor – faktor ini dalam setiap perusahaan berbeda – beda tergantung dari kegiatan yang di lakukan

·         Management By Exception

Perbandingan antara kinerja yang di rencanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan

·         Model Mental

Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau suatu model mental dari operasi perusahaan. Model tersebut memungkinkan seseorang membuatr penilaian dan perkiraan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya

Pengertian ESS

Executive Support System atau di sebut juga EIS (Executive Information System) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat di lakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.

EIS (Executive Information System) mengintregsikan data yang berasal dari sumber data internal dan sumber data eksternal, kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna. Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.